Горнодобывающая компания столкнулась с хаосом: договоры согласовывались неделями, документы терялись, а KPI были оторваны от реальности. Мы получили запрос на комплексную автоматизацию. За 7 месяцев реализовали три проекта. Результаты — время согласования сократилось в 2–3 раза, затраты на бумагу и доставку обнулились, а сотрудники наконец увидели связь своих задач с целями компании.
Крупная горнодобывающая компания по добыче и переработке металлов столкнулась с типичной для быстрорастущего бизнеса проблемой: процессы и документы начали жить своей жизнью. Договоры гуляли по офису неделями, бумажные архивы разрастались, а KPI были никому не нужной формальностью.
Мы получили запрос на комплексное наведение порядка. За 7 месяцев (суммарно) реализовали три проекта, которые изменили подход компании к управлению.
Мы получили запрос на комплексное наведение порядка. За 7 месяцев (суммарно) реализовали три проекта, которые изменили подход компании к управлению.
Проект 1. Договоры, которые перестали тормозить бизнес
Что было
Сотрудники тратили часы на печать, курьерскую доставку и ручное согласование каждого договора. Документы терялись, маршруты согласования были непредсказуемыми, а поиск нужной версии превращался в квест.
Что сделали (за 3 месяца силами двух специалистов)
- Построили единую цифровую систему для работы с договорами.
- Настроили автоматические маршруты согласования — без ручного направления.
- Внедрили электронный архив с хранением всех версий.
- Добавили умные уведомления для участников.
- Автоматизировали создание типовых договоров по шаблонам.
Результат
- Время согласования сократилось в 2–3 раза.
- Затраты на печать и доставку ушли в прошлое.
- Бизнес перестал зависеть от конкретного сотрудника — доступ к документам мгновенный.
- Ошибки при заполнении исключены.
Сотрудники тратили часы на печать, курьерскую доставку и ручное согласование каждого договора. Документы терялись, маршруты согласования были непредсказуемыми, а поиск нужной версии превращался в квест.
Что сделали (за 3 месяца силами двух специалистов)
- Построили единую цифровую систему для работы с договорами.
- Настроили автоматические маршруты согласования — без ручного направления.
- Внедрили электронный архив с хранением всех версий.
- Добавили умные уведомления для участников.
- Автоматизировали создание типовых договоров по шаблонам.
Результат
- Время согласования сократилось в 2–3 раза.
- Затраты на печать и доставку ушли в прошлое.
- Бизнес перестал зависеть от конкретного сотрудника — доступ к документам мгновенный.
- Ошибки при заполнении исключены.
Проект 2. Документооборот без бумаги и нервов
Что было
Те же проблемы, но в масштабе всех внутренних документов компании: счета, акты, накладные, служебные записки. Задержки, потерянные бумаги, ручное заполнение.
Что сделали (за 2 месяца)
- Разработали единую систему для всех типов документов.
- Настроили автоматическое согласование по заданным правилам.
- Внедрили электронные шаблоны — заполняется только уникальная информация.
- Построили систему прав доступа (кто что видит и подписывает).
- Добавили автоматические напоминания.
Результат
- Все процессы ускорились — документы больше не ждут.
- Затраты на бумагу и курьеров сократились многократно.
- Поиск любого документа занимает секунды.
- Полный контроль над жизненным циклом каждого документа.
Те же проблемы, но в масштабе всех внутренних документов компании: счета, акты, накладные, служебные записки. Задержки, потерянные бумаги, ручное заполнение.
Что сделали (за 2 месяца)
- Разработали единую систему для всех типов документов.
- Настроили автоматическое согласование по заданным правилам.
- Внедрили электронные шаблоны — заполняется только уникальная информация.
- Построили систему прав доступа (кто что видит и подписывает).
- Добавили автоматические напоминания.
Результат
- Все процессы ускорились — документы больше не ждут.
- Затраты на бумагу и курьеров сократились многократно.
- Поиск любого документа занимает секунды.
- Полный контроль над жизненным циклом каждого документа.
Проект 3. KPI, которые мотивируют, а не пугают
Что было
Цели компании существовали сами по себе, показатели считались вручную, оценка эффективности зависела от мнения руководителя, а оперативной реакции на отклонения не было.
Что сделали (за 2 месяца)
- Построили систему, связавшую цели компании с задачами каждого сотрудника.
- Настроили автоматический расчёт KPI на основе данных из учётных систем.
- Создали дашборды для руководителей — видят всё в реальном времени.
- Добавили уведомления при отклонении показателей (чтобы реагировать сразу, а не постфактум).
Результат
- Каждый сотрудник видит, как его работа влияет на общий результат.
- Оценка стала прозрачной и объективной.
- Руководители получают оперативную информацию, а не «отчёты за прошлый месяц».
- Проблемы выявляются и решаются быстро, а не на совещаниях через неделю.
Цели компании существовали сами по себе, показатели считались вручную, оценка эффективности зависела от мнения руководителя, а оперативной реакции на отклонения не было.
Что сделали (за 2 месяца)
- Построили систему, связавшую цели компании с задачами каждого сотрудника.
- Настроили автоматический расчёт KPI на основе данных из учётных систем.
- Создали дашборды для руководителей — видят всё в реальном времени.
- Добавили уведомления при отклонении показателей (чтобы реагировать сразу, а не постфактум).
Результат
- Каждый сотрудник видит, как его работа влияет на общий результат.
- Оценка стала прозрачной и объективной.
- Руководители получают оперативную информацию, а не «отчёты за прошлый месяц».
- Проблемы выявляются и решаются быстро, а не на совещаниях через неделю.
Что в итоге?
Горнодобывающая компания получила не три разрозненных решения, а единую цифровую среду для управления договорами, документами и эффективностью персонала. Все системы масштабируются и адаптируются под новые задачи.
Ключевые цифры
- Время согласования договоров — в 2–3 раза быстрее.
- Затраты на печать и доставку — практически обнулены.
- Контроль над процессами — 100%.
- Прозрачность KPI — абсолютная.
Ключевые цифры
- Время согласования договоров — в 2–3 раза быстрее.
- Затраты на печать и доставку — практически обнулены.
- Контроль над процессами — 100%.
- Прозрачность KPI — абсолютная.
Хотите так же?
Если ваша компания тонет в бумагах, теряет договоры или не понимает, как оценить работу сотрудников — мы знаем, как это исправить. Напишите нам, и проведём аудит ваших процессов. Robis Merger — порядок там, где его не было.