Заявки на оплату «путешествуют» по почте и мессенджерам, зависают у недоступных сотрудников, а руководство не видит, на каком этапе находится платёж. Горнодобывающая компания сталкивалась с этим ежедневно. Мы внедрили в ELMA365 сквозной процесс контроля оплат: от создания заявки по шаблону до автоматического распознавания счетов и архивирования. Результат — прозрачность и скорость без ошибок.
Ситуация «до»: шесть проблем с платежами
Клиент — компания по добыче и обогащению полиметаллических и драгоценных металлов. Процесс согласования оплат тормозил работу финансового блока и создавал риски. Что мы увидели:
1. Длительные и непрозрачные сроки — заявки «путешествуют» по почте или мессенджерам, зависают у недоступных сотрудников (отпуск, больничный). Руководство не видит этап каждой заявки.
2. Ошибки и дублирование при ручном заполнении — сотрудники вручную вводят реквизиты, суммы, основания. Опечатки, неверные расчёты, дубли оплат и финансовые потери.
3. Сложность поиска и аудита — после оплаты документы теряются в папках и архивах. При проверке (внутренней или внешней) невозможно быстро найти заявку со всеми согласованиями и комментариями.
4. Нет чёткого порядка согласования — каждый менеджер сам решает, кого подключать. Это ведёт к пропуску обязательных этапов (юридическая или финансовая проверка) или избыточному вовлечению.
5. Зависимость от конкретных сотрудников — если бухгалтер или финансовый контролёр недоступен, все платежи останавливаются. Нет автоматического делегирования и напоминаний.
6. Отсутствие аналитики по расходам — руководство не может быстро ответить: «Сколько потратили на услуги за квартал?», «Какой поставщик получает больше всего оплат?», «Какие заявки задерживаются чаще всего?».
1. Длительные и непрозрачные сроки — заявки «путешествуют» по почте или мессенджерам, зависают у недоступных сотрудников (отпуск, больничный). Руководство не видит этап каждой заявки.
2. Ошибки и дублирование при ручном заполнении — сотрудники вручную вводят реквизиты, суммы, основания. Опечатки, неверные расчёты, дубли оплат и финансовые потери.
3. Сложность поиска и аудита — после оплаты документы теряются в папках и архивах. При проверке (внутренней или внешней) невозможно быстро найти заявку со всеми согласованиями и комментариями.
4. Нет чёткого порядка согласования — каждый менеджер сам решает, кого подключать. Это ведёт к пропуску обязательных этапов (юридическая или финансовая проверка) или избыточному вовлечению.
5. Зависимость от конкретных сотрудников — если бухгалтер или финансовый контролёр недоступен, все платежи останавливаются. Нет автоматического делегирования и напоминаний.
6. Отсутствие аналитики по расходам — руководство не может быстро ответить: «Сколько потратили на услуги за квартал?», «Какой поставщик получает больше всего оплат?», «Какие заявки задерживаются чаще всего?».
Что сделали: сквозной процесс контроля оплат в ELMA365
Мы внедрили комплексное решение, которое закрыло все проблемы.
1. Сквозной цифровой процесс от идеи до оплаты
Заявка создаётся по шаблону с автоматической подстановкой данных контрагента, договора, проекта и статьи расходов. Все этапы — от инициации до оплаты и архивирования — проходят в единой системе.
2. Распознавание счетов
Система автоматически распознаёт счета от поставщиков. На основе распознанных данных заполняются реквизиты поставщика, номер счёта, сумма, дата, ИНН и другое. Это исключает ручной ввод, снижает риск ошибок (например, оплаты по неверным реквизитам) и ускоряет запуск согласования.
3. Прозрачный контроль сроков и статусов
В реальном времени видно: кто согласует, сколько времени занял каждый этап, есть ли просрочка. Система автоматически направляет задачи по настроенным маршрутам и отправляет уведомления.
4. Гибкая и стандартизированная маршрутизация
Маршрут согласования определяется автоматически по правилам: тип расхода, сумма, подразделение, проект, юрлицо. Обязательные этапы (финансовый, юридический, управленческий контроль) никогда не пропускаются.
5. Интеграция с договорами и бюджетом
При создании заявки система проверяет наличие действующего договора и доступный лимит по бюджету. Это предотвращает несанкционированные или невозможные к оплате заявки.
6. Быстрый поиск и контроль
Любую заявку можно найти по номеру, контрагенту, дате, сумме и другим данным. Поиск занимает секунды.
7. Минимизация человеческого фактора
При отсутствии сотрудника задача автоматически делегируется заместителю или переходит в очередь контролёра. Никаких простоев из-за отпуска или болезни.
1. Сквозной цифровой процесс от идеи до оплаты
Заявка создаётся по шаблону с автоматической подстановкой данных контрагента, договора, проекта и статьи расходов. Все этапы — от инициации до оплаты и архивирования — проходят в единой системе.
2. Распознавание счетов
Система автоматически распознаёт счета от поставщиков. На основе распознанных данных заполняются реквизиты поставщика, номер счёта, сумма, дата, ИНН и другое. Это исключает ручной ввод, снижает риск ошибок (например, оплаты по неверным реквизитам) и ускоряет запуск согласования.
3. Прозрачный контроль сроков и статусов
В реальном времени видно: кто согласует, сколько времени занял каждый этап, есть ли просрочка. Система автоматически направляет задачи по настроенным маршрутам и отправляет уведомления.
4. Гибкая и стандартизированная маршрутизация
Маршрут согласования определяется автоматически по правилам: тип расхода, сумма, подразделение, проект, юрлицо. Обязательные этапы (финансовый, юридический, управленческий контроль) никогда не пропускаются.
5. Интеграция с договорами и бюджетом
При создании заявки система проверяет наличие действующего договора и доступный лимит по бюджету. Это предотвращает несанкционированные или невозможные к оплате заявки.
6. Быстрый поиск и контроль
Любую заявку можно найти по номеру, контрагенту, дате, сумме и другим данным. Поиск занимает секунды.
7. Минимизация человеческого фактора
При отсутствии сотрудника задача автоматически делегируется заместителю или переходит в очередь контролёра. Никаких простоев из-за отпуска или болезни.
Результат: скорость, прозрачность и никаких потерянных заявок
Благодаря внедрению компания получила:
- Полный контроль над каждым платежом в реальном времени.
- Автоматическое распознавание счетов — без ручного ввода и ошибок.
- Стандартизированные маршруты согласования с обязательными этапами.
- Интеграцию с договорами и бюджетом — никаких платежей «из воздуха».
- Быстрый поиск и аудит любой заявки за секунды.
- Автоматическое делегирование задач — процесс не останавливается из-за отсутствия сотрудника.
- Аналитику по расходам и поставщикам для принятия управленческих решений.
- Полный контроль над каждым платежом в реальном времени.
- Автоматическое распознавание счетов — без ручного ввода и ошибок.
- Стандартизированные маршруты согласования с обязательными этапами.
- Интеграцию с договорами и бюджетом — никаких платежей «из воздуха».
- Быстрый поиск и аудит любой заявки за секунды.
- Автоматическое делегирование задач — процесс не останавливается из-за отсутствия сотрудника.
- Аналитику по расходам и поставщикам для принятия управленческих решений.
Ключевые факты проекта
Продукт: ELMA365 + бизнес-анализ.
Отрасль клиента: добыча и обогащение полиметаллических и драгоценных металлов.
Сроки реализации: до 4 месяцев.
Команда проекта: 1 аналитик и 1 разработчик.
Отрасль клиента: добыча и обогащение полиметаллических и драгоценных металлов.
Сроки реализации: до 4 месяцев.
Команда проекта: 1 аналитик и 1 разработчик.
Хотите навести порядок с платежами?
Если ваши заявки на оплату теряются в почте, зависают у недоступных сотрудников, а руководство не видит реальной картины расходов — мы знаем, как это исправить. Robis Merger внедрит прозрачный процесс контроля оплат на базе ELMA365 под ключ. Напишите нам — проведём аудит и покажем, как будет работать именно у вас.