Контроль оплат в ELMA365: прозрачность и порядок

Клиент — компания по добыче и обогащению полиметаллических и драгоценных металлов. Процесс согласования оплат тормозил работу финансового блока и создавал риски. Что мы увидели:

1. Длительные и непрозрачные сроки — заявки «путешествуют» по почте или мессенджерам, зависают у недоступных сотрудников (отпуск, больничный). Руководство не видит этап каждой заявки.

2. Ошибки и дублирование при ручном заполнении — сотрудники вручную вводят реквизиты, суммы, основания. Опечатки, неверные расчёты, дубли оплат и финансовые потери.

3. Сложность поиска и аудита — после оплаты документы теряются в папках и архивах. При проверке (внутренней или внешней) невозможно быстро найти заявку со всеми согласованиями и комментариями.

4. Нет чёткого порядка согласования — каждый менеджер сам решает, кого подключать. Это ведёт к пропуску обязательных этапов (юридическая или финансовая проверка) или избыточному вовлечению.

5. Зависимость от конкретных сотрудников — если бухгалтер или финансовый контролёр недоступен, все платежи останавливаются. Нет автоматического делегирования и напоминаний.

6. Отсутствие аналитики по расходам — руководство не может быстро ответить: «Сколько потратили на услуги за квартал?», «Какой поставщик получает больше всего оплат?», «Какие заявки задерживаются чаще всего?».

Мы внедрили комплексное решение, которое закрыло все проблемы.

1. Сквозной цифровой процесс от идеи до оплаты
Заявка создаётся по шаблону с автоматической подстановкой данных контрагента, договора, проекта и статьи расходов. Все этапы — от инициации до оплаты и архивирования — проходят в единой системе.

2. Распознавание счетов
Система автоматически распознаёт счета от поставщиков. На основе распознанных данных заполняются реквизиты поставщика, номер счёта, сумма, дата, ИНН и другое. Это исключает ручной ввод, снижает риск ошибок (например, оплаты по неверным реквизитам) и ускоряет запуск согласования.

3. Прозрачный контроль сроков и статусов
В реальном времени видно: кто согласует, сколько времени занял каждый этап, есть ли просрочка. Система автоматически направляет задачи по настроенным маршрутам и отправляет уведомления.

4. Гибкая и стандартизированная маршрутизация
Маршрут согласования определяется автоматически по правилам: тип расхода, сумма, подразделение, проект, юрлицо. Обязательные этапы (финансовый, юридический, управленческий контроль) никогда не пропускаются.

5. Интеграция с договорами и бюджетом
При создании заявки система проверяет наличие действующего договора и доступный лимит по бюджету. Это предотвращает несанкционированные или невозможные к оплате заявки.

6. Быстрый поиск и контроль
Любую заявку можно найти по номеру, контрагенту, дате, сумме и другим данным. Поиск занимает секунды.

7. Минимизация человеческого фактора
При отсутствии сотрудника задача автоматически делегируется заместителю или переходит в очередь контролёра. Никаких простоев из-за отпуска или болезни.

Благодаря внедрению компания получила:

- Полный контроль над каждым платежом в реальном времени.
- Автоматическое распознавание счетов — без ручного ввода и ошибок.
- Стандартизированные маршруты согласования с обязательными этапами.
- Интеграцию с договорами и бюджетом — никаких платежей «из воздуха».
- Быстрый поиск и аудит любой заявки за секунды.
- Автоматическое делегирование задач — процесс не останавливается из-за отсутствия сотрудника.
- Аналитику по расходам и поставщикам для принятия управленческих решений.

Продукт: ELMA365 + бизнес-анализ.
Отрасль клиента: добыча и обогащение полиметаллических и драгоценных металлов.
Сроки реализации: до 4 месяцев.
Команда проекта: 1 аналитик и 1 разработчик.

Если ваши заявки на оплату теряются в почте, зависают у недоступных сотрудников, а руководство не видит реальной картины расходов — мы знаем, как это исправить. Robis Merger внедрит прозрачный процесс контроля оплат на базе ELMA365 под ключ. Напишите нам — проведём аудит и покажем, как будет работать именно у вас.