Как Битрикс24 связал продажи с производством на фабрике за 2 недели

До начала работы фабрика сталкивалась с типичными для многих производств сложностями. Всё начиналось с того, что менеджеры по продажам вели клиентскую базу и учёт заказов кто в чём придётся — в блокнотах, Excel-таблицах или почте. После подтверждения заказа информация на бумажном носителе физически передавалась в производственный цех. На этом этапе данные могли потеряться, исказиться или просто затеряться в стопках других заданий. Отсутствовала единая система, где можно было бы в реальном времени увидеть, на каком этапе находится пошив каждого заказа, когда планируется отгрузка и все ли договорённости с клиентом соблюдены. Это приводило к срывам сроков, негативным звонкам и потере репутации.

Работа началась с анализа всех этапов — от первого обращения клиента до передачи ему готовой продукции. Было очевидно, что нужна не просто СРМ для продаж, а система, которая свяжет коммерцию и производство в единый процесс.

В Битрикс24 мы создали две связанные, но самостоятельные воронки. Первая — классическая воронка продаж, где фиксируются все обращения, ведутся переговоры и заключаются договоры. Как только заказ подтверждается и оплачивается, дело автоматически переходит во вторую воронку — «Производство». Здесь уже свой цикл: от постановки в очередь и раскроя материалов до пошива, контроля качества и упаковки. На каждом этапе ответственные сотрудники отмечают прогресс, а система автоматически рассчитывает сроки.

Ключевым элементом стала автоматизация коммуникаций. Мы подключили к СРМ телефонию, электронную почту и популярные мессенджеры, чтобы все обращения клиентов, независимо от канала, фиксировались в карточке заказа. Настроили роботов, которые отправляют клиентам уведомления на ключевых этапах: «ваш заказ принят в работу», «ткань отправлена в раскрой», «изделия готовы к отгрузке». Это сняло львиную долю нагрузки с менеджеров, которым больше не нужно было вручную обзванивать каждого заказчика.

Особое внимание уделили интеграции с учётной системой 1С, чтобы данные по заказам, остаткам тканей и фурнитуре синхронизировались автоматически, исключая двойной ввод и ошибки.

Фабрика получила не просто новый софт, а целостную рабочую экосистему.

Прозрачность. Руководитель в любой момент может открыть дашборд и увидеть общую картину: сколько заказов на этапе переговоров, сколько уже в цеху, а какие готовы к отгрузке. Пропала необходимость собирать информацию по отделам.

Контроль качества данных. Система обязательных полей в карточке заказа (например, «техническое задание от клиента», «эскиз», «размерная сетка») гарантирует, что в производство не попадёт заказ с неполной информацией.

Автоматизированный документооборот. Счета, договоры и акты теперь формируются по шаблонам автоматически на основе данных из СРМ.

Довольные клиенты. Благодаря автоматическим статусам заказчики всегда в курсе, что происходит с их заказом, что значительно снизило количество уточняющих звонков.

Если ваше производство также зависит от бумажных носителей и разрозненных данных, стоит двигаться по проверенному плану:

1. Опишите «как есть». Пройдите весь путь заказа от первой заявки до склада готовой продукции. Зафиксируйте, на каком этапе и между какими людьми информация теряется или искажается чаще всего.

2. Разделите воронки. Не пытайтесь уместить и продажи, и сложные производственные этапы в одну цепочку. Создайте в СРМ две отдельные, но связанные воронки: коммерческую и производственную. Важно, чтобы переход между ними был автоматическим.

3. Автоматизируйте статусы. Настройте автоматические уведомления для клиентов на ключевых точках производства. Это самый простой способ мгновенно повысить лояльность и разгрузить менеджеров.

4. Свяжите учётные системы. Интеграция СРМ с вашей системой учёта (1С или другой) — это фундамент для устранения ошибок и экономии десятков часов на ручном вводе данных.

Главный итог этого проекта — переход от хаоса к управляемости. Производство перестало быть «чёрным ящиком» для отдела продаж, а каждый заказ стал контролируемым и предсказуемым процессом.