Заявки на оплату «путешествуют» по почте и мессенджерам, зависают у недоступных сотрудников, а руководство не видит, на каком этапе находится платёж. Горнодобывающая компания сталкивалась с этим ежедневно. Мы внедрили в ELMA365 сквозной процесс контроля оплат: от создания заявки по шаблону до автоматического распознавания счетов и архивирования. Результат — прозрачность и скорость без ошибок.
Ситуация «до»: шесть проблем, которые мешали работать
Клиент — компания по добыче и обогащению полиметаллических и драгоценных металлов. Согласование платежей тормозило финансы и создавало риски. Что мы увидели:
1. Долго и непонятно
Заявки пересылаются по почте или мессенджерам, зависают у тех, кто в отпуске или на больничном. Руководство не видит, где находится каждый платёж.
2. Ошибки из-за ручного ввода
Сотрудники сами заполняют реквизиты, суммы, основания. Отсюда — опечатки, неверные расчёты, дубли платежей и финансовые потери.
3. Найти заявку после оплаты — проблема
Документы теряются в папках и архивах. При любой проверке (внутренней или внешней) невозможно быстро найти заявку со всеми согласованиями и комментариями.
4. Каждый согласует как хочет
Нет единого порядка — каждый менеджер сам решает, кого подключать. В результате пропускают обязательные этапы (юридическую или финансовую проверку) либо подключают лишних людей.
5. Всё держится на одном человеке
Если бухгалтер или финансовый контролёр недоступен — платежи встают. Автоматического делегирования и напоминаний нет.
6. Аналитики по расходам нет
Руководство не может быстро ответить: «Сколько потратили на услуги за квартал?», «Какой поставщик получает больше всех?», «Какие заявки задерживаются чаще всего?».
1. Долго и непонятно
Заявки пересылаются по почте или мессенджерам, зависают у тех, кто в отпуске или на больничном. Руководство не видит, где находится каждый платёж.
2. Ошибки из-за ручного ввода
Сотрудники сами заполняют реквизиты, суммы, основания. Отсюда — опечатки, неверные расчёты, дубли платежей и финансовые потери.
3. Найти заявку после оплаты — проблема
Документы теряются в папках и архивах. При любой проверке (внутренней или внешней) невозможно быстро найти заявку со всеми согласованиями и комментариями.
4. Каждый согласует как хочет
Нет единого порядка — каждый менеджер сам решает, кого подключать. В результате пропускают обязательные этапы (юридическую или финансовую проверку) либо подключают лишних людей.
5. Всё держится на одном человеке
Если бухгалтер или финансовый контролёр недоступен — платежи встают. Автоматического делегирования и напоминаний нет.
6. Аналитики по расходам нет
Руководство не может быстро ответить: «Сколько потратили на услуги за квартал?», «Какой поставщик получает больше всех?», «Какие заявки задерживаются чаще всего?».
Что сделали: сквозной процесс в ELMA365
Мы внедрили решение, которое закрыло все проблемы.
1. Сквозной процесс: от заявки до оплаты
Заявка создаётся по шаблону — данные контрагента, договора, проекта и статьи расходов подставляются автоматически. Все этапы (от инициации до архива) проходят в одной системе.
2. Распознавание счетов
Система сама распознаёт счета от поставщиков: подтягивает реквизиты, номер счёта, сумму, дату, ИНН. Ручной ввод не нужен. Ошибки (например, оплата по неверным реквизитам) исключены. Согласование проходит быстрее.
3. Контроль сроков и статусов — в реальном времени
Видно, кто согласует, сколько времени занял каждый этап, есть ли просрочка. Система сама направляет задачи по настроенным маршрутам и отправляет уведомления.
4. Умная маршрутизация
Маршрут согласования определяется автоматически по правилам: тип расхода, сумма, подразделение, проект, юрлицо. Обязательные этапы (финансовый, юридический, управленческий контроль) никогда не пропускаются.
5. Привязка к договорам и бюджету
При создании заявки система проверяет, есть ли действующий договор и свободный лимит по бюджету. Это отсекает несанкционированные или заведомо невозможные платежи.
6. Быстрый поиск
Любую заявку можно найти по номеру, контрагенту, дате, сумме — за секунды.
7. Никаких простоев из-за отсутствия сотрудника
Если человек недоступен, задача автоматически уходит заместителю или в очередь контролёра. Отпуска и больничные больше не останавливают платежи.
1. Сквозной процесс: от заявки до оплаты
Заявка создаётся по шаблону — данные контрагента, договора, проекта и статьи расходов подставляются автоматически. Все этапы (от инициации до архива) проходят в одной системе.
2. Распознавание счетов
Система сама распознаёт счета от поставщиков: подтягивает реквизиты, номер счёта, сумму, дату, ИНН. Ручной ввод не нужен. Ошибки (например, оплата по неверным реквизитам) исключены. Согласование проходит быстрее.
3. Контроль сроков и статусов — в реальном времени
Видно, кто согласует, сколько времени занял каждый этап, есть ли просрочка. Система сама направляет задачи по настроенным маршрутам и отправляет уведомления.
4. Умная маршрутизация
Маршрут согласования определяется автоматически по правилам: тип расхода, сумма, подразделение, проект, юрлицо. Обязательные этапы (финансовый, юридический, управленческий контроль) никогда не пропускаются.
5. Привязка к договорам и бюджету
При создании заявки система проверяет, есть ли действующий договор и свободный лимит по бюджету. Это отсекает несанкционированные или заведомо невозможные платежи.
6. Быстрый поиск
Любую заявку можно найти по номеру, контрагенту, дате, сумме — за секунды.
7. Никаких простоев из-за отсутствия сотрудника
Если человек недоступен, задача автоматически уходит заместителю или в очередь контролёра. Отпуска и больничные больше не останавливают платежи.
Результат: скорость, прозрачность и порядок
Компания получила:
- Полный контроль над каждым платежом в реальном времени.
- Автоматическое заполнение счетов — без ручного ввода и ошибок.
- Чёткие, стандартизированные маршруты согласования с обязательными этапами.
- Интеграцию с договорами и бюджетом — никаких платежей «из воздуха».
- Поиск и аудит любой заявки за секунды.
- Автоматическое делегирование — процесс не останавливается из-за отсутствия сотрудника.
- Аналитику по расходам и поставщикам для управленческих решений.
- Полный контроль над каждым платежом в реальном времени.
- Автоматическое заполнение счетов — без ручного ввода и ошибок.
- Чёткие, стандартизированные маршруты согласования с обязательными этапами.
- Интеграцию с договорами и бюджетом — никаких платежей «из воздуха».
- Поиск и аудит любой заявки за секунды.
- Автоматическое делегирование — процесс не останавливается из-за отсутствия сотрудника.
- Аналитику по расходам и поставщикам для управленческих решений.
Ключевые факты проекта
Продукт: ELMA365 + бизнес-анализ.
Отрасль клиента: добыча и обогащение полиметаллических и драгоценных металлов.
Сроки реализации: до 4 месяцев.
Команда проекта: 1 аналитик и 1 разработчик.
Отрасль клиента: добыча и обогащение полиметаллических и драгоценных металлов.
Сроки реализации: до 4 месяцев.
Команда проекта: 1 аналитик и 1 разработчик.
Хотите навести порядок с платежами?
Если ваши заявки на оплату теряются в почте, зависают у недоступных сотрудников, а руководство не видит реальной картины расходов — мы знаем, как это исправить. Robis Merger внедрит прозрачный процесс контроля оплат на базе ELMA365 под ключ. Напишите нам — проведём аудит и покажем, как будет работать именно у вас.