Крупное рекламное агентство с широкой клиентской базой в России продает заказчикам рекламные площади на билбордах. Билборды не принадлежат агентству. Огромное количество контрагентов проходит через бухгалтерию ежедневно. При этом, единой системы или шаблона, по которому контрагенты и клиенты отправляли бы документы – нет.
Для того, чтобы документы вносились в базу вовремя, компания создала два отдела. Сам процесс состоял из этапа внесения документов одним отделом и последующей проверки другим, после чего данные поступали на обработку в бухгалтерию.
Внесение первичных документов
Периодическая проверка почты
Сортировка документов по типу
Проверка верности внесения
Проведение документов бухгалтерией
Периодическая проверка почты
Сортировка документов по типу
Проведение документов бухгалтерией
Сейчас один робот обрабатывает более 100 электронных писем с документами в сутки, сортирует их, распределяет по типам и контрагентам, заносит в 1С. Его работа не требует перепроверки.
В результате внедрения оба отдела были упразднены, вместо них в штат был принят один человек, который следит за работой робота, а отдел бухгалтерии освободился от нагрузки, связанной с исправлением редких ошибок, проскользнувших в процессе.
Сокращение временных затрат